L'essentiel
Le Rouveroy, institution de soins, gérait les pannes et demandes de réparations via des fiches papier, entraînant lenteurs et pertes d'informations. Guidoo a digitalisé ce processus via un portail Odoo dédié, permettant aux chefs de service de déclarer un incident et de suivre sa résolution par l'équipe maintenance en temps réel.
Discutons de votre Projet !
1. Présentation de l'entreprise 🎤
Situé à Estinnes, Le Rouveroy est une institution qui regroupe une maison de repos, une résidence-service et un service résidentiel pour adultes (SRA). Dans un cadre serein et sécurisé, l'établissement s'engage au quotidien pour le bien-être, l'autonomie et l'épanouissement des personnes âgées et des adultes en situation de handicap.
2. Le Contexte et les Défis
Dans une structure d'accueil, la réactivité des services techniques est primordiale (panne de chauffage, lit défectueux, etc.). Pourtant, la gestion des incidents reposait sur une méthode archaïque : fiches papier et fichiers Excel.
- Le problème : La transmission de l'information entre les chefs de département et l'équipe technique était lente. Les demandes se perdaient, et les responsables n'avaient aucune visibilité sur l'avancement des réparations ("Est-ce que le technicien est passé ?").
3. La Solution Guidoo
Nous avons créé un flux 100% numérique en deux phases :
- Déclaration Simplifiée (DIT) : Nous avons déployé un formulaire web restreint accessible aux chefs de départements. En quelques clics, ils signalent un incident (description, localisation, urgence). Toutes les Demandes d'Intervention Technique (DIT) atterrissent dans un référentiel unique.
- Pilotage & Workflow : Une fois la demande créée, elle est automatiquement acheminée vers le service maintenance. Un portail dédié permet :
- L'approbation des demandes par la direction si nécessaire.
- L'assignation aux techniciens.
- Suivre l'avancement des réparations.
4. Les Résultats Concrets
- Zéro Papier : Fin des fiches volantes et des ressaisies Excel.
- Réactivité accrue : L'équipe maintenance reçoit les alertes instantanément.
- Transparence : Les chefs de service savent exactement quand un problème est résolu.
Modules utilisés : Site Web, Projets, Contacts, Studio.
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