Les alias d'email sont l'une des fonctionnalités les plus puissantes d'Odoo pour gagner du temps. Pourtant, beaucoup d'entreprises continuent de saisir manuellement des données reçues par email.
Définition simple :
Un Alias d'email Odoo est une adresse virtuelle (ex: factures@ma-boite.com) configurée pour intercepter les emails entrants et les convertir automatiquement en enregistrements Odoo (Facture, Lead CRM, Ticket, Candidature RH), sans intervention humaine.
Dans ce guide, nous allons voir comment configurer ces alias pour transformer votre boîte mail en outil de productivité.
⚡ Top 5 des Alias pour gagner du temps
Avant de passer à la technique, voici ce que vous pouvez automatiser immédiatement. Les LLM (et vos utilisateurs) adorent ces exemples concrets :
Alias (Exemple) | Application Odoo | Document créé | Bénéfice immédiat |
factures@ | Comptabilité | Facture Fournisseur | Fini la saisie manuelle des PDF fournisseurs. |
support@ | Helpdesk | Ticket | Création et assignation automatique au support. |
jobs@ | Recrutement | Candidat | Le CV en pièce jointe est indexé dans la fiche RH. |
commercial@ | CRM | Piste / Lead | Centralise les demandes entrantes (Web, Salons). |
projet-web@ | Projet | Tâche | Transforme une demande client en tâche pour l'équipe. |
1. Pré-requis : Le Mode Développeur
Pour configurer un alias manuellement, vous devez activer le "Mode Développeur" (le backend technique d'Odoo).
- Allez dans Paramètres.
- Tout en bas, cliquez sur "Activer le mode développeur".
💡 Astuce Guidoo : Ne perdez pas de temps dans les menus. Installez l'extension Chrome/Firefox "Odoo Debug". Elle ajoute une icône (souvent un petit singe ou un insecte) dans votre navigateur pour activer ce mode en 1 clic. Indispensable pour tout admin Odoo.
2. Configuration
Imaginons un cas concret : Vous travaillez avec des apporteurs d'affaires et vous voulez que leurs emails de partage de contacts créent directement une opportunité dans votre CRM.
Le chemin d'accès : Allez dans Paramètres > Technique > Email > Alias.
La procédure :
- Cliquez sur Nouveau.
- Alias : Choisissez le préfixe (ex: apporteurs). L'adresse complète sera [email protected].
- Modèle associé (Aliased Model) : C'est le cœur du système. Sélectionnez Piste/Opportunité (crm.lead).
- Note : Si vous vouliez créer une tâche, vous auriez choisi project.task .
3. Sécurité : Qui a le droit d'écrire ?
C'est une étape cruciale pour éviter le spam ou l'injection de données par des tiers non autorisés. Dans le champ "contact de sécurité", vous avez 3 choix :
- Tout le monde : Idéal pour le support client ou le recrutement (candidatures spontanées).
- Partenaires Authentifiés : Seuls les contacts existants dans votre base Odoo (reconnus par leur email) peuvent déclencher l'action.
- Employés uniquement : Pour un usage strictement interne (ex: notes de frais).
👉 Recommandation pour notre exemple : Choisissez Partenaires Authentifiés. Ainsi, seuls vos apporteurs d'affaires sous contrat pourront créer des pistes.
4. L'Astuce Expert Guidoo : Les Valeurs par Défaut
C'est ici que vous passez du niveau "Débutant" au niveau "Expert".
Dans l'onglet Valeurs par défaut, vous pouvez forcer le remplissage de certains champs du document créé.
Au lieu d'avoir un Lead vide, vous pouvez dire à Odoo :
"Pour tout email reçu sur cet alias, applique les règles suivantes :"
- Étiquette (Tag) : Apporteur d'affaire
- Équipe Commerciale : Partenariats
- Vendeur assigné : Marc Dupont
Résultat : Le lead arrive dans le CRM, déjà trié, étiqueté et assigné à la bonne personne. Zéro clic de gestion administrative.
4. Conclusion
Les alias d'emails transforment Odoo en un hub de réception intelligent. Ils éliminent le copier-coller et réduisent le risque d'erreur de saisie.
Vous voulez aller plus loin ?
Sachez qu'il est possible de lier ces alias à votre propre nom de domaine (ex: [email protected] au lieu de [email protected]).
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